העסק שלכם גדל והגעתם להחלטה שצריכים לתגבר אותו? אולי אחד העובדים עזב או אחת העובדות יצאה לחופשת לידה ואתם צריכים לגייס עובד או אפילו כמה? 

המאמר הזה הוא בדיוק בשבילכם

אחד הדברים שאני מזהה ביום יום זה קושי בגיוס עובדים אצל בעלי עסקים קטנים. זו בדיוק הסיבה שהחלטתי לכתוב את המדריך הזה שמסביר צעד אחר צעד מהי הדרך היעילה ביותר לגייס עובד או עובדת לעסק שלך. 

אז  גייסתי את כל הידע והניסיון שלי בגיוס עובדים והכנסתי הכל למדריך. 

אבל לפני שנתחיל, עצרו רגע

האם העסק שלכם באמת זקוק לעובד?  

לעיתים קרובות אנחנו מקבלים החלטה לא לפי צורך אמיתי אלא לפי הרגשת בטן, לפני גיוס עובד חדש חשוב שתבדקו קודם האם ניתן לשפר את הביצועים של העובדים הקיימים.

משבר הקורונה דחק בעלי עסקים רבים להתמודד עם מציאות חדשה שהביאה עמה אתגרים לא פשוטים וביניהם לפטר עובדים או לשלוח את חלקם לחל"ת (חופשה ללא תשלום). מעסיקים רבים הופתעו לגלות שכמות קטנה יותר של עובדים עדיין עמדה במשימות היומיומיות, ועובדים שהיו מעוניינים להמשיך לעבוד באותו מקום התייעלו בעבודתם בלית ברירה. לדעתי, כמעט בכל עסק יש מקום להשתפר מבחינת ביצועים ובכך לחסוך בשכר עבודה ובמקביל גם להגדיל את התפוקות. 

לשם כך ניתן לנקוט במספר גישות: גיוס מועמדים מתאימים יותר, העלאת מוטיבציה בקרב העובדים (לא, אני לא מדבר רק על כסף), נהלים ברורים ויעילים, פיקוח וניהול נכונים.

לפני שתמשיכו, נסו לענות לעצמכם על השאלות הבאות:

מה יקרה אם תוותרו על המשרה הזו? 

האם ניתן לחלק את העבודה בין עובדים אחרים?

האם ניתן להעביר את העבודה הזו למיקור חוץ?

אם אתם חדשים בניהול העסק,  חשוב שתדעו שההוצאה עבור כל עובד היא גדולה יותר מהשכר המועבר לחשבון הבנק שלו. מעביד צריך להפריש לקרן פנסיה וביטוח לאומי ולקחת בחשבון ימי חופש ומחלה בהם העובד לא נמצא. בענפים מסוימים יש גם הסכמים קיבוציים המחייבים לשלם משכורת 13 לעובדים, להגדיל את כמות ימי החופשה והמחלה ולהפריש בכל חודש לקרן השתלמות לעובד. במידה ואתם לא יודעים בדיוק כמה יעלה לכם כל עובד, אני ממליץ בחום להתייעץ עם רואה החשבון או יועץ המס שלכם לפני תחילת התהליך, כך תמענו מהפתעות.

ועכשיו, חשוב שתשאלו את עצמכם שאלה נוספת –

האם ניתן לבצע את כמות העבודה הנדרשת בפחות זמן ממשרה מלאה? (חצי משרה, כמה שעות ביום או כמה ימים בשבוע)?

אם הגעתם למסקנה שאתם בכל זאת צריכים עובד או עובדת אני מזמין אתכם להמשיך.

הגדירו את מי אתם מחפשים בדיוק

מה הדרישות שלכם מעובד החדש? 

אני מאוד ממליץ להגדיר את דרישות המינימום שבלעדיהם לא ניתן יהיה לבצע את העבודה. האם נדרש רישיון (לדוגמא רישיון עו"ד או רופא) או השכלה מסויימת, האם יש צורך בניסיון בתחום? זכרו, ככל שהדרישות שלכם יהיו גבוהות יותר יהיו לכם פחות מועמדים וכנראה שתצטרכו להוציא יותר על שכר העבודה.

לדוגמה – מקדונלדס מעסיקה עובדים צעירים ובזכות נהלי עבודה מסודרים הם מבצעים עבודה בצורה לא פחות טובה מעובדים יקרים יותר. אם כך למה שישלמו יותר?

אני רוצה להגיד כמה מילים על השכלה – כיום, תעודה לא מעידה על רמת המועמד ועל היכולת שלו לבצע תפקיד. יש לי לא מעט דוגמאות של עובדים ללא שום השכלה פורמלית שביצעו תפקידים באופן טוב יותר מעובדים עם השכלה ותעודות. לכן, אני ממליץ לשקול האם אתם באמת צריכים עובד עם תואר ראשון או שני ומוכנים לשלם על זה יותר? או שאולי גם עובד ללא השכלה פורמלית יכול לבצע את התפקיד? (אני מדבר כמובן על תפקידים שלא דורשים רישיון על מנת לעסוק במקצוע.)

ועכשיו כמה מילים על ניסיון בעבודה קודמת – בכל מיומנות מקצועית, ישנו פרק זמן מינימלי הנדרש לרכישת אותה מיומנות. בדרך כלל הוא בין חצי שנה לשנתיים, זה ניסיון המינימום. מעל הניסיון הזה כל אחד מתפתח בקצב שלו, יש אנשים שיש להם יכולת למידה גבוהה יותר והם יכולים לרכוש ניסיון מהר יותר מאחרים שיעבדו באותו המקצוע אפילו 5 שנים. כשאני רואה מודעות הדורשות ניסיון של  5-7-10 שנים אני מבין שזה בא מתוך רצון לקחת מישהו שמכיר את העבודה ויעשה פחות טעויות, בעוד שבפועל שנות ניסיון אינן מבטיחות כלום.

  כאן אני נזכר בסבתא שלי, באופן רשמי הייתה נהגת מעולה עם 50 שנות ניסיון ללא תאונה אחת, רק שבפועל, מאז שהיא קיבלה את רישיון הנהיגה שלה היא לא נהגה אפילו פעם אחת כי היה לה פחד.

והנה עוד כמה דברים לחשוב עליהם כשאתם עומדים לגייס עובדים

• האם נדרש רישיון נהיגה
• האם עובד חדש יצטרך להשתמש ברכבו הפרטי לצורך עבודה
• מהם שעות העבודה – חשוב שתגדירו את שעות העבודה. האם שי ימי עבודה בימים ובשעות לא רגילות – כמו ימי שישי או שעות מאוחרות. האם נדרשות שעות נוספות
• האם יש עבודה בחגים, משמרות לילה, נסיעות בנושאי העבודה
• האם משהו נוסף שעובד צריך לדעת?

ניסוח מודעת דרושים – 50% מההצלחה בגיוס עובדים

למודעת דרושים יש שני תפקידים חשובים – הראשון הוא לסנן מועמדים לא מתאימים והשני הוא למכור את המשרה למתאימים. כן כן, שמעתם נכון, ככל שהמשרה שלכם תראה מושכת ואטרקטיבית יותר אז תקבלו מועמדים איכותיים יותר.

מעבר לכך שהמשרה צריכה להיות ברורה מספיק ושתכלול את כל דרישות המינימום שהחלטנו עליהן, יש חשיבות רבה למילים שתשתמשו בהן, לשמחתי מיכל זוהר, כותבת שיווקית בעלת העסק ״מילה טובה״, הסכימה לעזור לי והנה מה שהיא מספרת:

אז בגדול, חשוב שהמודעה תהיה ברורה, לא מתחכמת מדי אבל גם לא משעממת. אל תהפכו את המשרה ליותר ממה שהיא ואל תקטינו אותה (כדי שהציפיות של המועמד לא יתנגשו עם המציאות) והעיקר, התאימו אותה לפלטפורמה הרלוונטית. לדוגמא – אם אתם מפרסמים אותה בעיתון שהוא שחור לבן, אל תשקיעו בעיצוב מטורף. אם היא בפייסבוק ואתם צריכים לבלוט מעל מודעות אחרות, אז דווקא כן הייתי ממליצה לעצב אותה נכון.

והנה כמה טיפים למודעה אפקטיבית:

דרוש תותח על חלל שאוהב לעשות ג׳אגלינג  | גם אתם נתקלתם בחברות שמחפשות ״תותח על חלל״ או ״נינג׳ה״ או ״נמר/ה״ ״לעבודה שתטיס אותך רחוק״?

באופן אישי, אני מתרחקת ממודעות כאלה, זה תמיד מרגיש לי שהחברות באמת מצפות לסופרמן והרי סופרמן יש רק בסרטים. זה עלול להרחיק נתח גדול ממועמדים ראויים שאולי הם לא רואים את עצמם תופסים טרמפ למאדים בדיוק בשלב הזה. בתור מעסיקים, תחשבו טוב אם מתאים לכם לנסח מודעה עם הביטויים האלה (מה גם שהם כבר מאד שחוקים)

אל תחפרו  | תשתדלו שזה יהיה קצר וקולע. לא שתיים שלוש שורות כמובן, אפשר יותר, אבל אל תתחילו לספר סיפור בתוך המודעה, כי הקורא אותה ילך לאיבוד. מה שהכי חשוב זה שהעובד יבין לאיזו משרה הוא ניגש – כך גם לא תקבלו המוני קורות חיים לא רלוונטיים. הדגישו את הדרישות המקצועיות המרכזיות וותרו על דברים משניים שלצורך המודעה לא הכרחיים למשל אם אתם מחפשים מזכירה, אין צורך לכתוב שבמסגרת תפקידה היא תצטרך גם ללכת לדואר (כי זה ברור מעצם התפקיד). 

והנה טיפ: איך תדעו מה לא אמור להיות בתוך המודעה? נסו לוותר על אותה מילה או משפט ואם זה עובד גם בלעדיה, שיחקתם אותה. 

תהיו יצירתיים במודעה אבל שמרו על מינון נכון | אם חשוב לכם שהעובדים שלכם יהיו יצירתיים – כדאי שגם המודעה שלכם תהיה טיפה יצירתית, וכמו בכל דבר בחיים גם פה חשוב שתדאגו שהכל יהיה במינון נכון, כדי שלא תתפסו כלא רציניים. אגב – לא חייבים שכל המודעה תהיה יצירתית, מספיק רק שהכותרת תהיה כזו. 

תשאלו את עצמכם מה יותר מעניין:

"קופירייטר בודד מחפש מעצב למערכת יחסים קריאטיבית"  או  ״דרוש מעצב לצוות קריאטיבי״ 

״אנחנו מעצבים את העתיד, בוא להפוך איתנו חלומות למציאות״ או ״דרוש מהנדס לחברה גדולה״

אסתטיקה | אם אתם חברה שיש לה כסף, תוכלו להשקיע במודעה מעוצבת. עיצוב תמיד מושך את העין (וכמובן חשוב שלא יבוא על חשבון התוכן). ככל שהמודעה תהיה אסתטית ומושכת, כך יותר אנשים ישימו לב אליה. שימו לב למודעה הזו, אין בה הרבה מילים אבל המסר ברור לגמרי.

תחכום | מעט מאד חברות משתמשות בתחכום במודעות שלהם, אבל לפעמים זה קורה, כמו שקרה במודעת דרושים שפרסם המוסד לפני כמה שנים. הוא יצר כתב חידה בתוך המודעה והזמין רק את הפותרים אותה לשלוח קורות חיים. אז נכון, זה ממש נדיר – אבל קיים.

כתיבה מגדרית | פה כבר נכנס החוק לתמונה, וזה חוק נגד אפליה על בסיס דת, גזע ומין במקומות עבודה. חשוב שתשימו לב באיזו שפה אתם מנסחים את המודעה. כן, עברית היא שפה קשה מבחינה מגדרית, אז בכל מקרה אם בחרתם לנסח רק בזכר או רק בנקבה ציינו למטה שהמשרה מיועדת לשני המינים כדי שלא יתבעו אתכם. 

ועוד דבר – כשאתם מנסחים מודעת דרושים, תנו לעוד עין או כמה עיניים להסתכל עליה. כך תוכלו לגלות שגיאות, לדייק אותה ולקבל חוות דעת נוספת. 

איך נפיץ את המודעה?

הנה כמה רעיונות להפצת מודעת הדרושים שלכם. אתם לא חייבים תמיד לשלם עבור פרסום המודעה לאתרים הגדולים או לכל גורם אחר, יש לא מעט דרכים חינמיות המתאימות לעסקים קטנים ובינוניים:

1. דרך עובדים בחברה – כמובן במידה וניתן לעשות מהלך כזה, תעדכנו את כל העובדים על זה שאתם מחפשים עובד חדש ועל דרישות המשרה. (כיום, יש חברות שמעניקות בונוס למי שמביא עובד חדש)
2. חברים ומשפחה – גם דרכם אפשר לחפש עובדים, אבל צריך להיזהר במהלך שכזה כי לא תמיד עובד שהמליצו עליו הוא מתאים ואז תהיה לכם אי נעימות מול חברים או בן המשפחה שהמליץ. כי מבחינתם הוא אחלה בן אדם וחבר (לרוב זה באמת ככה) והם יתקשו להבין שהוא לא בדיוק מתאים לכם ויפגעו.
3. מודעה על דלת כניסה – יש לכם משרד\חנות\מקום עבודה אחר? שימו מודעה גם שם, לפעמים בין הלקוחות יימצא מישהו מתאים.
4. לשכת התעסוקה – תפרסמו גם שם, אך במקרה הזה חשוב להגדיר טוב את מי אתם מחפשים, אחרת יבואו אליכם הרבה מועמדים לא מתאימים ותצטרכו להתעסק עם בירוקרטיה. למרות שלשכת התעסוקה אצל בעלי עסקים רבים נתפסת כמקור מועמדים לא איכותיים מספיק אני יכול להעיד שגם משם ניתן לקבל לעיתים קרובות עובדים מצויינים. תנסו, זה לא עולה כסף.
5. פייסבוק אישי\עסקי – דרך נוספת לקבל חשיפה למודעה שלכם
6. קבוצות פייסבוק על פי ענפים – חפשו קבוצות של משרות למחפשי עבודה, קיימות קבוצות ע"פ ענפים וגם קבוצות חיפוש עבודה כללי.
7. לוחות מודעות באינטרנט, זה עדיין הערוץ שמביא יותר פניות מכל הארחים, אך הרוב המוחלט של לוחות המודעות הם בתשלום לכן אני אתן כאן כמה אופציות חינמיות שמניסיוני מביאות  90% מהפניות:
8.  

לוחות לפרסום מודעות דרושים ללא תשלום:

קחו את הקו״ח שאתם מקבלים בערבון מוגבל 

לאחר שתפרסמו מודעה, בוודאי יעברו כמה ימים עד שקורות חיים יתחילו לזרום לתיבת הדואר שלכם. בדרך כלל אני מחלק אותן ל3 קטגוריות:

• "מינימום פלוס" (מתאימים לפי דרישות מינימום ויש להם יתרונות נוספים אחרים) הם הקטגוריה שנתחיל ממנה להזמין לראיונות.
• "עומד בדרישות מינימום" – שהגדרנו לעצמנו, אך לא יותר.
• לא מתאימים – אלה שלא עומדים בדרישות שלכם.

בקורות החיים כל אחד יכתוב על עצמו רק דברים טובים, למרות שזה לא תמיד נכון. לכן התחלתי להתייחס ברצינות רק לעובדות הניתנות לבדיקה: תאריכים, לימודים, ניסיון מוכח בתפקידים קודמים. מה שמועמד חושב על עצמו שפחות אקטואלי.

ברגע שיש לכם ביד רשימת מועמדים פוטנציאליים, זה הזמן להזמין אותם לראיון:

זימון לראיון עבודה ותיאום ציפיות ראשוני

ברגע שתחליטו לזמן את המועמדים לראיון עבודה, כדאי מאוד שתנקטו בעוד כמה צעדים נוספים. זכרו שחלק ממחפשי העבודה הם סוג של ספמרים, כלומר הם מפיצים את קורות החיים שלהם לכל משרה שנראית להם מתאימה (וגם לכזו שלא ממש) בלי להתעמק יותר מדי ואין שום סיכוי שהוא יזכור לאן הוא שלח אותן. לדוגמה אחד הלקוחות שממש עכשיו מחפש מוכר לחנות שלו קיבל קורות חיים ממהנדס תוכנה בלי שום ניסיון רלוונטי במכירות, כנראה המועמד הזה השתמש בשיטת הפצה רחבה לקו"ח שלו.

 לכן, חשוב מאד שבשיחת הטלפון עם המועמד עוד לפני הגעתו לראיון העבודה תעברו על דברים עיקריים במשרה, כמו מהות המשרה, תנאים, שעות עבודה וכד'.

אני מבטיח שזה יחסוך לכם לא מעט זמן ואי נעימויות כי כך תצליחו לסנן את אלה שהמשרה או תנאי העבודה לא מתאימים להם.

אחד הדברים שלמדתי בזמן האחרון – שכדאי להזמין כמה מועמדים לאותה שעה. למה? יש לכך כמה סיבות, א' לא כולם מגיעים ולא כולם מגיעים בזמן, ב' זה יוצר אווירת תחרות בין המועמדים, אל תשכחו שמועמד צריך לרצות להתקבל לעבודה אצלכם והתחרות כזו בהחלטת עומדת לצדכם.

תבקשו מהמעומדים להביא תעודות, רשיונות, המלצות ממקומות עבודה קודמים, זה משהו שבדרך כלל בעל עסקים קטנים מזלזלים בו ואחר כך יכולים להתגלות דברים לא נעימים. לדוגמה מועמד שבפועל אין לו רישיון נהיגה והוא "אוטוטו מסיים ללמוד ויקבל" (מקרה אמיתי) אך בפועל זה לא יקרה מסיבות שונות.

ראיון פרונטלי

לפני שנמשיך אני רוצה להגיד לכם רק דבר אחד – התרשמות ממועמד בראיון עבודה היא לא תמיד נכונה, אני בטוח שבראיון עבודה ניתן להתרשם רק מדבר אחד – איך המועמד יודע לעבור ראיונות עבודה.

 זה לא סוד שהיום יש אינספור מאמרים, ספרים, סדנאות וקורסים בנושא של "איך להרשים יותר את המעסיק הבא שלך בראיון עבודה". כך שמועמד שהשקיע קצת זמן יכול בקלות לעשות רושם חיובי יותר מכל שאר המועמדים. אך לצערי הוא לא בהכרח מכיר את העבודה מספיק ולא בטוח שהוא ישתלב טוב בחברתכם. 

בהמשך אספר איך ניתן לעקוף את זה ובאמת לבדוק האם מועמד מתאים למשרה.

יש לי תבנית מוכנה שאני ממליץ להשתמש בה ללקוחות שלי:

אגב, אני ממליץ מאוד לסמן עובדות חשובות על קו"ח תוך כדי ראיון, אחרי יום של ראיונות לא כבר תזכרו שם דבר, אני לא מדבר על מועדים רחוקים יותר.

• תנסו ליצור קשר אישי עם המועמד, תציעו לו לשתות, תשאלו איך הוא הגיעה, האם הוא מצא מקום בקלות, איך הוא מרגיש
• תעברו איתו שוב על המשרה מהתחלה, הפעם צריך להסביר קצת יותר על מה צריך לעשות, תנו דוגמאות לעובדות שמועמד יצטרך לבצע.
• תשאלו את המועמד שאלות על קורות חיים ובקשו לספר על עצמו, אם זה רלוונטי תבקשו לספר על התפקידים הקודמים שלו. 
• בערך בנקודה הזו ראיון עבודה רגיל מסתיים, אך הבטחתי לספר על דרך נוספת לבדוק האם המועמד מתאים למשרה והדרך הזו היא לשים אותו בסביבת עבודה ולראות איך הוא מסתדר.

 כמה דוגמאות:

חברות רבות המגייסות מתכנתים, נותנות להם משימה לכתוב תוכנה קצרה או למצוא שגיאה בתוכנה הקיימת ובודקות איך הוא עמד בה (אגב, שם אף אחד לא מסתכל על ההשכלה)

אחד הלקוחות שבעבר עבד כמנהל צוות טכנאים בחברה ענקית מספר כי לכל מועמד הוא היה נתן כמה שאלות מקצועיות ובמידה התשובות היו בכיוון הנכון היה מבקש לראות איך המועמד יודע להתמודד עם תקלה אמיתית בציוד (שהוא הכין אותה מראש)

 שאלות מקצועיות עוזרות לזהות מועמדים לא מתאימים עוד בשלב של ראיון: אחד הלקוחות שלי בראיון עבודה שאל את המועמד על הבדל בין חשבונית מס לקבלה. כל אחד שהתעסק קצת בהנהלת חשבונות יודע את התשובה, אך המומעד לא ידע למרות שבקו"ח שלו היתה שורה על ניסיון בתור מנהל חשבונות. 

אם היו שואלים אותי מהו החלק החשוב ביותר בראיון הייתי עונה שהוא בדיקה כזו: היא יכולה לעזור למנוע 90% טעויות בגיוס עובדים.

אל תתנו תשובה סופית בתום הראיון, קחו קצת זמן לחשוב, תראו את כל המועמדים.

לפני שמזמינים לעבודה – בדיקת המלצות ועובדות

לפני כעשור יצא לי לראיין עובד,  היו לו קורות חיים מרשימים והוא התאים גם על פי ההתרשמות ממנו וגם לפי היכולת שלו לענות על השאלות מקצועיות, רציתי כבר להודיע לו על זה שהוא מתקבל, אך משהו עצר אותי והתקשרתי אל אחד המעסיקים הקודמים שלו מה מסתבר? שהוא לא עבד שם כלל….  והיו לי עוד כמה מקרים דומים. 

לכן אני ממליץ להתקשר באופן אקראי לאחת ממקומות עבודה קודמים על מנת לוודא שהעובד אכן עבד שם. בנוסף אל תתביישו לראות את מכתבי המלצה והתעודות של מועמדים.

סוף סוף מצאנו מישהו טוב! מה עכשיו?

למרות שבנינו את תהליך הגיוס בצורה אפקטיבית, עדיין יש מצב שהעובד לא מתאים לעבודה, אתם תראו את זה בתוך השבוע-שבועיים הראשונים. אם העובד לא מתאים תמשיכו בחיפושים.

ועוד משהו לפני הסוף.

היום אין עובדים לטווח ארוך – עליכם להיות מוכנים בכל רגע שאחד העובדים שלכם יעזוב – זה ברור לכל מנהל מנוסה אך פחות מובן למנהלים טריים שמתחילים לחפש עובד לטווח ארוך. אז ההמלצה שלי היא לחדש מודעה כל כמה חודשים אפילו אם אתם לא צריכים עובד הרגע, תשאירו את מודעה פתוחה, ברגע שתצטרכו עובד (השאלה היא לא האם תצטרכו, השאלה היא מתי זה יקרה) יהיו לכם מועמדים. לפחות בזמן שקלטתם עובד והוא נמצא עדיין בתקופת ניסיון. לא הבנתי את זה…

מקווה שהקפתי את כל הנושאים אבל אם יש לכם עוד שאלות? כתבו לי

נ"ב. ממליץ בחום גם לעבור על המדריך שמפרט את חובותיו של המעסיק בעת גיוס עובדים וקבלתם לחברה באתר כל זכות