איך להכין מצגת עסקית שתביא תוצאות?

איך להכיו מצגת מנצחת או תמונה שווה אלף מיליםזמן קריאה 7 דקות

 המאמר מעניין, אבל אין לך זמן לקרוא?

כל אחד מאיתנו צריך מדי פעל לעשות פרזנטציה מול קהל (מבחינתי גם שלושה אנשים בחדר ישיבות נחשב).
הבעיה היא שלא לכולם זה כל כך קל וברור- איך מתחילים ומה אומרים- ואני לא מתייחס לפחד הקהל הטבעי (שעל פי סקר שנערך בין 3,000 אנשים בארצות הברית הציג כי חד קהל הוא ממוקם גבוה יותר ברשימת הפחדים ועקף את הפחד ממוות או מאובדן של קרוב משפחה).

 

 

במסגרת עבודתי, אני רואה כל שבוע לפחות שתי מצגות-האמת, רק חלק קטן מהן מוצלחות בעיני מאחר והן משיגות את המטרה שלהן. לרוב, רוב המצגות לא מפוקסות, עמוסות מדי, ללא מטרה וללא הנעה מספיק ברורה לפעולה. במאמר זה הכנתי לכם טיפים מדויקים מהניסיון האישי שלי כדי שתוכלו לעשות קסמים במצגת הבאה שלכם:

 

השלב הראשון: לפני שמתחילים להכין מצגת

 

המטרה מעל הכל

מה המטרה שלכם? מה אתם רוצים שהם יעשו ישר אחרי ההרצאה?

  • לזכור אתכם?
  • לרכוש את השירות?
  • להיות בטוחים שהם דיברו עם המומחה בתחום?
  • לקבוע פגישת ייעוץ?
  • לבצע הזמנה?
  • או רק לחשוב מה הם יכולים לקחת מההרצאה ולהעביר הלאה (הרצאת השראה)
  •  

בחירת נושא:

אז איך תספרו לאנשים שמולכם על העסק שלכם – כמה הוא טוב ומוצלח ואיכותי ויוקרתי- אבל ת’כלס, זה לא ממש מעניין אף אחד. האנשים שמולכם יתעניינו בכם ובעסק שלכם רק אם תתחילו ותגידו איך הוא יעזור להם הלאה.
מצאו את נקודת התורפה שלהם והראו איך אתם יכולים לעזור להם.
אני מאמין כי הדרך ללמד את הלקוחות (הקיימים והפוטנציאליים) היא הדרך הטובה ביותר להיתפס כמומחים. נסו לקחת את ההרצאה (לפחות בתחילתה) דרך אחת ההתחלות הבאות:

  • חיסכון, איך חוסכים ומקבלים תוצאה טובה.
  • סיפור לקוח- איך אתם או המוצר שלכם פתר בעיה למישהו אחר.
  • DIY- איך האדם שישב בכיסא לפניהם לקח טיפים מההרצאה ועשה שינוי בעצמו.
  • שאלות או טעויות נפוצות בקרב לקוחות.
  • הדמייה- של המוצר או השירות. עדיף לחומר ויזואלי.
  • טיפ מקצועי
יכול לעניין אותך גם:
53+ אתרי תמונות ללא זכויות יוצרים- תמונות חינם להורדה

שלב שני: מכינים את המצגת

את המצגת כדאי לבנות כסיפור על מנת לשמור על ערנות וקשב הקהל. אני תמיד ממליץ על שלושת השלבים הבאים:

 

מבנה של מצגת טובה

 

חלק 1: זיהוי הבעיה

התחילו עם הבעיה שמפריעה ללקוח שלכם- זהו מה הם תמיד שואלים, מה מדאיג אותם ואילו קשיים גדולים במיוחד הם מעלים בפניך.

 

חלק 2: הצגת הפתרון

זה המקום להציג את הפתרון שלכם – מה צריך להיות.

 

חלק 3: מה אתם מציעים לעשות?

בשלב זה אתם צריכים להסביר לקהל מה ואיך לפתור את הבעיה באופן ברור ככל האפשר (וזה המקום להכניס את המטרות שלכם מהשלב הראשון).

זה הבסיס של המצגת והוא קובע את ההצלחתה. נעבור לחלק של המלצות פרקטיות:

 

שלב שלישי: שלב הכתיבה- איך בונים את המצגת

 

כלל ה- 3:

כל מצגת צריכה להכיל עד 3 נושאים/ יתרונות- זאת כדי שהקהל יוכל לעקוב אחרי ההתפתחויות. קחו את סטיב ג’ובס למשל, בהשקה של האייפון הראשון הוא הציג רק 3 מהיכולות של המכשיר החדש (שאנחנו יודעים ששינה את העולם).

השקה של אייפון הראשון

 

KISS- KIP IT SIMPLE STUPID

תכתבו ותרצו כמו שאתם מדברים- אל תשתמשו במילים גבוהות או המונחים מקצועיים, צאו מנקודת הנחה כי מי שמאזין לכם לא בא מהעולם שלכם. אני ממליץ שלפני שאתם מציגים מול קהל של לקוחות פוטנציאלי, הציגו לבן או בת הזוג שלכם- אם הם לא יבינו גם הקהל שלכם לא יבין.

יותר פשוט וקצר - יותר טוב

 

הכנת מצגת PowerPoint

 

מצגת לא צריכה להחליף את המציג

אל תכתבו את הכל אלא רק את ראשי הפרקים. השומעים לא יכולים לקרוא את המצגת ולהקשיב לכם באותו הזמן

 

את תקריאו

אם אתם מקריאים מהמצגת- לא באמת צריך אתכם נכון? אתם צריכים לתת בעל פה את הערך המוסף, דוגמאות ואנקדוטות נוספות.

 

LESS IS MORE

 

הכנת מצגת מנצחת - ברור מדוייק

ובכלל, תשתמשו בתמונות, שקפים עם מילה אחת- כך תוכלו לקבל את מלוא תשומת הלב.

 

אתם לא טמבור

חבר’ה, אתם לא צריכים להראות את כל הצבעים האפשריים שיש בתוכנה. החליטו מראש על שלושה צבעים שיהיו בכל המצגת- ועדיף כמובן צבעים שמתכתבים עם הלוגו שלכם או של הלקוח הפוטנציאלי שלכם.
רוצים להדגיש וחסר לכם צבע? הוסיפו שחור או לבן.

 

פונטים ברורים ופשוטים

הכנת מצגת - פונט פשוט וברור

בחרו את פונטים הפשוטים, המטרה של פונט היא לאפשר לקרוא בקלות תוך כדי העברת המסר בצורה ברורה.

כמו כן, חשבו על גודל הגופן- מה המרחק אותו יצטרך הקהל לקרוא (אולם או חדר ישיבות- מקרן או טלויזיה).
לא בטוחים שמספיק גדול וברור? תצמצמו את התוכן ותגדילו את הפונט.

 

שימוש בויז’ואליה נכונה

מכירים את המשפט “תמונה שווה אלף מילים” אז בול.
התמונה, הסרטון או הגיף צריכים להיות מיוחדים, מעניינים, שיתפסו את העין (אבל שלא ייקחו ממך את תשומת הלב) והכי חשוב להקפיד על ויז’ואליה איכותית שלא תראה מפוקסלת ולא משנה על איזה מסך תוצג המצגת.
– במידה והחלטתם להשתמש בסרטונים- הקפידו להוריד ולהעלות אותם למצגת ולא להשתמש בסרטון שרק רק ביוטיוב- כי תמיד כשצריך לעבור האינטרנט לא עובד או שיש תקלה. אז פשוט כדאי להימנע.

פרו טיפ

תמונות איכותיות הן חלק בלתי נפרד ממצגת מעולה, לכן החלטתי לשתף איתכם רשימה של 53 מאגרי תמונות חינמיות וללא זכויות יוצרים שאני משתמש בה בעצמי. מקווה שהיא תעזור לכם לחסוך זמן וכסף.

תבנית מוכנה או לבנות מאפס?

אני חושב שאין לתבניות המוכנות ערך ולרוב התבניות רק מעמיסות על השקל ולכן מעדיף לא להשתמש בהן. אני אישית מעדיף לא להשתמש בהן מסיבה פשוטה מאוד, זה לא מוסיף שום ערך למצגת ובחלק גדול מהמקרים רק מעמיס על השקף.

 

עוד טיפים חומריים שכדאי להכין לפני ההרצאה:

 

קליקר למצגת

אתם לא צריכים את העזרה של אף אחד- אל תעבירו מצגת אם אתם צריכים להגיד למישהו “הבא”- פשוט תשקיעו כמה דולרים ותיקנו קליקר איכותי. ככה אתם לא צריכים טובות ויכולים לשלוט על הקצב של העברת השקפים.

 

דפי עזר למציג

מה שלא תעשו, אל תעמדו עם חבילת דפי A4 עמוסים- זה מתיש את הקהל עוד לפני שהתחלתם.
צריכים דפי עזר? הכינו כרטיסיות בגודל A5 – שימו את הלוגו שלכם מאחורה, עשו למינציה והופ- נראה מקצועי ואיכותי.

 

רגע לפני שיוצאים החוצה לקהל הרחב

 

רגע לפני שאתם יוצאים עם המצגת לקהל הרחב, הרצו בפני המשפחה והחברים שלכם, בקשו הערות, טיפים, בדקו האם הכל ברור, מה אפשר לשפר וחדדו את השאלות- שלא תתפסו לא מוכנים.

יצאתם להרצות בחוץ? בדקו הכל באמת עובד טוב- המצגת, הסרטונים, האנימציות ושהפונטים לא השתנו והתחלפו לכם.

 

לקריאה נוספת:

1. ספר ושיעורי וידאו של חברת Slides That Rocks.  הם מספרים על צורות פשוטות ויעלות של הכנת מצגות.

2. ספר The Kama Sutra of Public Speaking , בו ממצאו רעיונות ושיטות בעמידה בפני קהל.

אז מה הטיפ שעושה לכם את המצגת? ספרו לי!

 

קיריל גרובמן - יועץ עסקי

קיריל גרובמן

קיריל גרובמן - יועץ עסקי ומומחה בשיווק פרטיזני- עוזר לבעלי עסקים קטנים ובינוניים להגדיל את שורה התחתונה של עסק.
בעל תעודת NIMA ממכון השיווק בהולנד וחבר באגודת אגרון Mensa (ארגון בינלאומי של אנשים מחוננים בעלי מנת משכל בתחום 2% העליונים של האוכלוסייה).

"כל עסק יכול להרוויח, הוא רק צריך להכיר את הדרך הנכונה" מספר קיריל. 

לפרופיל המלא

 

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *